Den kjipe leteaksjonen: Hvor er arbeidskontrakten?

Det er flere ting det er viktig å ha kontroll på rundt arbeidskontrakter:

  • Er arbeidskontraktene signert av begge parter?
  • Er kontakten sikkert og korrekt lagret? 
  • Ligger arbeidsavtalen lett tilgjengelig for arbeidsgiver og ansatt?
  • Er de lagrede kontraktene oppdatert eller utdatert? 

Jeg må innrømme at i mine år som daglig leder har jeg ikke alltid hatt 100 % kontroll på at alle arbeidskontraktene har vært lagret der de burde være! Det skyldes bl.a. ulike ledere i bedriften, ulike ansettelsesprosesser eller ansatte som har vært i selskapet i 10-15 år, som gjennom årene har vært gjennom forskjellige rutiner. Det har resultert i en og annen leteaksjon hvor man i beste fall finner igjen den delvis signerte arbeidskontrakten i en perm, i feil mappe på SharePoint eller i en mailboks. Eller noe som virkelig er flaut – spørre om den ansatte har en kopi av arbeidskontrakten. Slik skal det jo ikke være.

Utdaterte arbeidsavtaler er en annen gjenganger. Hvis arbeidsgiver og arbeidstager i ettertid ikke er enige om hva som faktisk ble avtalt kan det i verste fall bli en kostbar affære. Og hva med tilleggsytelsene eller ansvarsendringen? Har dere kontroll på hvor er dette dokumentert og lagret? 

Vår motivasjon for å starte Adminkit var å gjøre det enklere for både arbeidsgiver og den ansatte å finne igjen viktige dokumenter og enkelt kunne oppdatere disse. Jeg har tro på at avtaler og endringer blir oppdatert fortløpende når begge parter har felles tilgang.

Med et brukervennlig digitalt verktøy som Adminkit er dette nå fullt mulig, uten å måtte gå til anskaffelse av et kostbart og komplisert HR-system.  

«Vi har lagret dette i mapper»

Jeg får ofte høre at dere lagrer viktige dokumenter i mapper. Og det er jo fint – og selvfølgelig bedre enn ingenting! Men mange blir svar skyldig når jeg spør videre:

  • Er alle dokumenter lagret i disse mappene? 
  • Har den enkelte ansatte tilgang til sin egen mappe? 
  • Ligger all personalinformasjon i denne mappen, eller er noe lagret andre steder i tillegg?  

Løsningen er et eget område for dokumenter

Hver ansatt får sitt eget område i Adminkit, som vi har kalt Min profil. Der lagrer den ansatte alle personopplysningene sine, som kontonummer, adresse og nærmeste pårørende.

Her kan vi i tillegg laste opp kontrakter og dokumenter. Den ansatte får dermed alt samlet på ett sted, og arbeidsgiveren kan enkelt finne det han leter etter ved å gå inn på den ansattes dokumentområde. Ingen flere leteaksjoner!

Det er enkelt å finne siste versjon av en avtale, siden begge parter kan se når avtalen ble lastet opp i dokumentarkivet og om den er signert:

lagre signerte dokumenter og kontrakter

Vi i Adminkit mener det er helt grunnleggende å ha 100 % kontroll på personalrelatert dokumentasjon. Det er derfor vi har laget et personalarkiv for lagring av nyttige dokumenter. Her kan dere trygt samle arbeidskontrakter, medarbeidersamtaler, lønnsjusteringer og advarsler. Dette er et av flere verktøy som er gratis i Adminkit.    

Et felles dokumentarkiv for hele selskapet

Dokumenter som alle i bedriften har interesse for, som personalhåndboken, felles forsikringsordninger eller maler, vil alle kunne finne i selskapets fellesarkiv for dokumenter, som vi har kalt Felles dokumentarkiv

felles dokumentarkiv i Adminkit

Har du behov for å skrive en ny arbeidskontrakt? Med vår mal er det gjort på bare 5 minutter: