Det å holde oversikt over ferier, fravær, bursdager, arbeidskontrakter og annen viktig personaldata kan være en real utfordring når du har flere ansatte. Mangelfull administrasjon kan fort føre til dårligere oversikt og arbeidsflyt. Vi tok en prat med Mopedbil Norge, som i likhet med mange andre bedrifter ønsket bedre kontroll på personaladministrasjon.
Mopedbil Norge AS er importør av mopedbiler. Med rundt 20 forhandlere har selskapet opplevd betydelig vekst de siste årene. Elisabeth Dahlby Johansen jobber som administrasjonsansvarlig i Mopedbil. Da hun fikk dette ansvaret var ikke personaldata særlig lett tilgjengelig, og det var tidkrevende å finne frem til nødvendig informasjon. Hun så raskt behovet for et godt administrasjonsverktøy.
Brukte unødvendig mye tid på administrasjonsoppgaver
Mangler du et system for administrative oppgaver? Da bruker du kanskje flere ulike programmer og manuelle løsninger, som kan gjøre det utfordrende å få oversikt. Det å måtte lete seg gjennom ulike plattformer kan fort bli en tidstyv i arbeidshverdagen. Ikke bare for ledelsen, men også for de ansatte.
Elisabeth i Mopedbil Norge erfarte at ikke alle programmer er like velegnet for personaladministrasjon: – Tidligere brukte vi Excel-ark. Det var ikke helt optimalt, forklarer hun. Manuelle oppgaver ble veldig tidkrevende og det var vanskelig å holde arkene oppdatert.
Full oversikt, lett tilgjengelig
Vellykket personaladministrasjon krever riktige verktøy. Johansen kom over Adminkit da hun søkte på Google etter en mer effektiv administrasjonsløsning. Hun fant Adminkit People, som hjelper henne med å samle all informasjon om de ansatte på ett sted.
Adminkit var enkel å ta bruk, spesielt fordi det åpnet opp for at alle i selskapet kan legge inn opplysningene sine selv. Det sparer henne for mye tid! Når alle tar ansvar for å oppdatere personalsystemet, eget fravær og feriesøknader er det fort gjort å håndtere administrasjonsoppgavene. Nå som alt er samlet på ett sted, mottar Elisabeth varsler hvis noen bytter bank og får nytt lønnskontonummer, eller hvis en signatur på en arbeidskontrakt uteblir. I tillegg får hun et hint i forkant av bursdager og årsdager, slik at ingen blir glemt i en hektisk arbeidshverdag.
Les mer: Bedre kontroll med smarte varslinger
Med alle personalopplysninger samlet i én løsning, har det også blitt enklere for Elisabeth å bestille profiltøy og mat, siden hun har tilgang til en oppdatert liste med størrelser og oversikt over hvilke allergier hun må ta hensyn til. Hun ser frem til å hente ut full oversikt over antall restferiedager før nyttår.
Les også: Slik fikk Abildsø Gård full oversikt over sitt administrative arbeid
Endringsvegring hemmer mange bedrifter
Noen løsninger og systemer kan virkelig forenkle hverdagen. Samtidig vegrer du deg kanskje mot å prøve noe nytt? Nye løsninger er for mange synonymt med økte kostnader og ressursbruk, spesielt med tanke på opplæring. Da er det fristende å fortsette med Excel-arket du kjenner så godt, selv om det er personavhengig, ufullstendig og tidkrevende!
Adminkit er utviklet med tanke på deg som egentlig ikke har tid til å bruke et system. Vårt HR- og personalsystem skal gi deg oversikt og kontroll, uten at det er behov for opplæring eller tidkrevende onboarding. Samtidig har vi lagt vekt på at prisnivået skal være behagelig – selv for små bedrifter.
Selv med et brukervennlig verktøy, er det godt å vite at kundestøtten aldri er langt unna. Johansen trekker frem nettopp supportløsningen og rask responstid som et viktig element for Mopedbil Norge:
– Adminkit har sinnsykt rask svartid! De er veldig hands-on, og de holder det de lover. Jeg hadde noen utfordringer her om dagen. Birte på Customer Success sjekket det opp og ringte meg tilbake med én gang, utdyper Elisabeth.
Les også: - Nå kan jeg bruke tiden på de ansatte
Fra Excel-ark til Adminkit uten noe stress!
I håp om en mer oversiktlig hverdag, valgte Mopedbil Norge å bytte ut Excelarkene med HR-løsningen til Adminkit. Johansen kjente til andre som anbefalte løsningen, men hun ble likevel positivt overrasket over hvor raskt det var å komme i gang.
Det tok dem bare noen få minutter. – Plutselig ble det kjempeoversiktlig å se informasjon om de ansatte, forklarer Johansen. - Som å se i kalenderen hvem som er på ferie og hvem som arbeider fra et annet sted i dag.
Effektivt og nyttig personalsystem
Johansen og Mopedbil Norge opplever Adminkit som et veldig nyttig personalsystem. Hun synes det er en fin ting at alle ansatte finner frem til arbeidskontraktene sine selv, siden de lagres på hver persons private område. Og det å lage nye kontrakter går for øvrig nesten av seg selv! Registrering av ferie og fraværsdager går nå som en lek, og gjøres med få tastetrykk. Administrasjonsteamet drar enkelt ut de rapportene som lønnsavdelingen trenger og de har fått tilgang til mange praktiske maler.
Elisabeth er glad for at alt dette nå er samlet på ett sted!
