Med mange mennesker involvert i den daglige driften, kan det fort bli mye administrativt arbeid å holde styr på. Dette erfarte Abildsø Gård, der både faste ansatte, deltidsansatte, midlertidig ansatte og frivillige er involvert. For den historiske gården som ligger sentralt i Oslo, ble intuitive arbeidsverktøy redningen.
Abildsø gård er en del av Østensjøvannets miljøpark, og utgjør en grønn lunge i hovedstaden. Deres viktigste satsningsområde er å forebygge frafall blant skoleelever. Siden 2006 har gården hjulpet hundrevis av barn og unge med å mestre hverdagen, blant annet gjennom initiativer som Skolegård og VG1.
For å få det hele til å gå rundt, har Abildsø gård vært avhengig av å ha full oversikt over alle involverte. Dette har ikke alltid vært like enkelt, siden mange er innblandet i den daglige driften. Det å ha mange kontrakter og dokumenter lagret ulike steder, kan føre til dårlig arbeidsflyt og redusert oversikt.
Mye å holde orden på
– Med deltidsansatte, engasjementer, faste ansatte og frivillige, blir det mye å holde orden på. Vi hadde derfor behov for en enkel løsning som kunne gi oss oversikten vi trengte, forklarer Asgeir Føyen, som er daglig leder ved Abildsø gård.
Mange små bedrifter kjenner seg nok igjen i denne problemstillingen, særlig i oppstartsfasen. Man har enda ikke rukket å etablere gode rutiner eller systemer, selv om man i realiteten har behov for det. Da er det fort gjort å rote bort viktige dokumenter!
Les mer: Den kjipe leteaksjonen: Hvor er arbeidskontrakten?
Løsningen var ikke langt unna
En dag kom Asgeir Føyen over informasjon om Adminkit. Etter å ha lest seg litt opp på løsningen, ble det klart at mange av utfordringene de opplevde kunne løses. Og det hele skulle vise seg å være overraskende enkelt!
– Jeg bestemte meg for å undersøke Adminkit nærmere. Oversiktligheten og enkeltheten ved deres løsninger tiltrakk umiddelbart oppmerksomheten min.
Adminkit er designet for å forenkle hverdagslige rutiner for små og mellomstore bedrifter. Det finnes løsninger for både personaladministrasjon, avtalehåndtering og arbeid med GDPR. Abildsø Gård hadde behov for personaloversikt.
– Nå i oppstarten benytter vi moduler som Ferie og fravær, mal for arbeidskontrakter, ansattoversikt og kontraktshåndtering. Alle disse områdene er viktige for oss. Etter hvert vil også et felles dokumentarkiv i Adminkit bli en viktig del av arbeidet vårt.
Les mer: Arbeidskontrakt ved midlertidige ansettelser
Har gjort arbeidsdagen enklere og mer oversiktlig
Effektive løsninger trenger ikke å være kompliserte. I mange tilfeller er det nettopp enkelhet som er ønskelig.
– Med tanke på behovet vi har for å «strømlinjeforme» dette med fravær, ansettelser og kontrakter, synes vi at Adminkit løser oppgavene på en utmerket måte. Vi liker at løsningen er så enkel å bruke. Den er ikke så omfattende eller komplisert som mange andre løsninger er.
En av idéene bak Adminkit, er at alt skal kunne samles på ett sted. De fleste administrative oppgaver skal du kunne få unna på fem minutter. Trenger du for eksempel oversikt over ansatte eller en mal for arbeidskontrakter, finner du alt du trenger i verktøykassen din.
– Adminkit ble for oss en enkel måte å sikre fortløpende og god oversikt over både medarbeidere og kontrakter. Vi synes det er positivt at løsningen gjør jobben så enkel og intuitiv for oss. Det er alltid ulike funksjoner man kan ønske seg, men for oss handlet det om å løse en basisutfordring. Vi trengte god orden og oversikt, og all dokumentasjon på ett sted.
Setter pris på god oppfølgning
For bedrifter som skal implementere nye løsninger, handler det ikke bare om å finne de riktige verktøyene. Valg av leverandør kan være vel så viktig. For Abildsø gård har det vært en positiv erfaring å bli fulgt tett opp fra første stund.
– Jeg vil berømme den gode og velvillige oppfølgningen og interessen Adminkit viser overfor kunden, altså oss. Dette har vært verdifullt! Vi har tidligere erfart at oppfølgning er mangelvare.
Det er enkelt å komme i gang med Adminkit. Men for de som ønsker det, bistår vi gjerne med tips og råd, slik at du får mest mulig ut av verktøyene du har til disposisjon. En av våre hyggelige medarbeidere tar deg gjerne gjennom en guidet tur i løsningen.
Prøv Adminkit du også!
Mange bedrifter befinner seg i samme situasjon som Abildsø gård. For deg som har behov for hjelp med personaladministrasjon har vi satt sammen en pakke for Personal, der du får både ansattoversikt, mal for arbeidskontrakter og et nyttig dokumentarkiv. Her ligger også ferie- og fraværskalenderen, et organisasjonskart og tilgang på digitalsignering.
Adminkit lar deg samle alle dokumenter og ansattopplysninger på ett sted. Du kan enkelt hente ut rapporter, motta varsler når ansatte fyller år, eller lage nye arbeidskontrakter på fem minutter. Ansatte kan også registrere ferie og fravær rett fra mobilen sin. Enklere blir det ikke!
