Slik skaper vi fremdrift og fokus i Adminkit uke etter uke.
Fokus, fokus og fokus. Det blir hevdet at dersom du skriver ned målene dine, øker måloppnåelsen med hele 42 %. I tillegg kommer effekten av forpliktelse som oppstår når alle deler ukens målsetninger med resten av organisasjonen. Sett av 15-20 minutter mandag morgen for å skape en effektiv uke for hele bedriften.
En enkel metodikk
I Adminkit er vi nå 18 ansatte med ulike ansvars- og kompetanseområder. I tillegg er vi lokalisert i ulike land og i disse dager på hjemmekontor. Vi har funnet en perfekt metode som skaper fokus, bygger kultur og skaper innsikt og respekt for alle de ulike ansvarsområdene til hver enkelt ansatt.
Alle må ta ansvar
Hver ansatt må selv gjøre en innsats og forberede seg. Det er viktig at den enkelte selv skriver ned sine egne ukesmål og oppgaver. Disse skal ikke fylles ut av andre (les: leder). I tillegg skal man selv evaluere sin egen måloppnåelse etter endt uke og deretter ta ansvar ved å formidle resultatene til sine kollegaer.
Planlegging er nøkkelen
“Heller ikke denne uken fikk jeg gjort det jeg hadde planlagt – det skjedde så mye annet”. Dette sitatet er det lett å kjenne seg igjen i. Det som er sikkert er at dersom du ikke har en konkret plan, er sannsynligheten stor for at du heller ikke denne uken får gjort “noe”.
Ved å skrive ned de viktigste oppgavene for kommende uke, har du både lagt en plan og økt sannsynlig måloppnåelse betydelig.
Slik gjør vi det i Adminkit – hver uke
- Hver mandag morgen kl 09:00 har vi et felles hybridmøte (Teams + fysisk) med ALLE ansatte i alle roller og stillinger.
- Innen møtestart skal alle selv fylle inn de tre viktigste oppgavene for uken som kommer – “The Weekly Big 3”. Her kan man benytte et delt Excelark, Google Sheets eller Confluence, som vi i Adminkit benytter nå. Det viktigste er at det er en fil som alle har tilgang til.
Ønsker du å få tilsendt malen vi bruker? Fyll ut skjema her
- Innen møtestart skal alle selv også evaluere hvordan egen måloppnåelse for forrige uke var, gjennom å sette enkle fargekoder. Dette er på ingen måte ment som en gapestokk! Det vil alltid dukke opp noe uforutsett for enkelte som fører til endringer i prioriteringer i løpet av uken. Og det er helt OK. Man tar kanskje med oppgaven videre til neste uke. Vi kaller denne selv-evalueringen “Tilfredshetsnivå”. Hvor tilfreds er du med egen utførelse, hvor langt kom du?
- Ved møtestart har hver enkelt maksimalt 1 – 2 minutter til å kommentere forrige ukes måloppnåelse og fortelle om ukens 3 utvalgte områder/oppgaver/aktiviteter. I tillegg kan man bruke dette fellesmøtet til å be om og koble på de man eventuelt vil trenge bistand fra til sine oppgaver. Det er svært viktig at hver enkelt ansatt selv går gjennom sine egne punkter. Det gir eierskap og synlighet i organisasjonen.
Tips til praktisk gjennomføring
Tid per deltager defineres ut fra hvor mange man er i bedriften eller avdelingen.
I Adminkit er vi nå snart 18 ansatte og vi skal totalt sett ikke bruke mer enn 15 minutter på dette møtet. Selv når vi blir 25 ansatte vil vi gjøre dette, da vil vi bare disiplinere tidsslottene enda bedre og kanskje utvide til 20 minutter.
Kultur, samhold og helhetsforståelse
Denne metoden gir synlighet og respekt for alle enkeltindivider i selskapet. En liten Hall of Fame hvor man som leder eller kollega også kan benytte anledning til å ta noen på fersken i å ha gjort en god jobb! Det er en fin arena hvor man kan fremheve at man kanskje har fått ekstraordinær hjelp av andre, noe som bygger kultur og samhold.
Vi har også god erfaring med at ansatte innen marked, salg og administrasjon får innsikt i hva en arbeidsuke innenfor for eksempel utvikling og leveranse består av. Slik får man innsikt og forståelse på tvers av avdelingene.
Dette er også en arena hvor markeds- og salgsressursene deler deadlines, markedsaktiviteter, kampanjer, større events, kundeproblemer som skal løses eller viktige kundemøter. Dette er ofte ukjente aktiviteter for resten av organisasjonen.
Gjennom små, regelmessige drypp om hverandres hverdag uke for uke, vil alle i organisasjonen bli bedre kjent og samtidig får innsikt i de andres arbeidshverdag.
Ansatte som trenger hjelp
Noen er mer strukturert og selvdisiplinert enn andre. Denne enkle metoden er et godt hjelpemiddel for mange ansatte. Uansett grad av selvdisiplin eller struktur, vil et slikt enkelt rammeverk hjelpe mange til å planlegge og fokusere bedre. Ofte med et resultat av økt tilfredstillelse, måloppnåelse og en stor grad av mestringsfølelse som er viktig for oss alle.
Kan dette brukes for å nå kvartals- og årsmål?
Ved å fokusere og kommunisere tydelig hva som er selskapets mål og KPIer, kan man styre ansatte mot et fokus på hva de bør prioritere å gjøre denne uken. Det bidrar til å flytte selskapet et knepp mot selskapets målsettinger. Kanskje skal et eller flere av ukens mål være linket opp mot dette?
Her er det mange muligheter til å samle fokus og innsatsen i selskapet. Gjør egne tilpasninger og justeringer tilpasset din virksomhet. Men gjør det enkelt og kortfattet, slik at man kan fortsette i overskuelig fremtid.
Andre positive effekter:
- Noen har mange ansatte på hjemmekontor, noen har en distribuert organisasjon eller kanskje dere samles kun mandag morgen før ukens aktiviteter og reisevirksomhet starter opp? Denne måten å ha et felles avspark på, gir også en anledning for å “rekke opp hånden” og etterspørre bistand fra andre. Slik får man en god og effektiv start på ukens oppgaver.
- Ved onboarding av nye ansatte er en slik fast ukentlig aktivitet som involverer alle ansatte en fin arena for å bli effektivt integrert og få innblikk i virksomheten.
- En historie- og aktivitetslogg. Historikken som bygges opp vil være et godt hjelpemiddel når man skal lage måneds- eller kvartalsrapporter.
- Man ser mønstre, for eksempel ansatte som aldri får / gir seg selv grønt lys! Har vedkommende feil fokus? Er det feil prioriteringer? Eller er det alltid andre adhoc-pålegg som dukker opp hver uke og forstyrrer? Er den ansatte for ustrukturert eller starter på feil oppgaver? Har den ansatte forutsetninger og tid nok til å gjøre de planlagte oppgavene eller er det behov for litt hjelp eller coaching? Her kan man fange opp avvik og kunne tre støttende til.
- Markering av bursdager og jubileum er også perfekt for et slikt forum:
Et eksempel på en uke i Adminkit
En uke kan da ende opp med å se slik ut:
Her ser vi at en del oppgaver er påbegynt, flere er fullført mens noen oppgaver ikke ble startet. Årsakene til dette blir belyst i møtet og vi kan raskt fange opp om det er prosjekter eller oppgaver som trenger ytterligere fokus eller andre ressurser.
Ønsker du å få tilsendt malen vi bruker? Fyll ut skjema her