Som leder har du, sammen med dine ansatte, ansvar for at alle tar ut ferien sin.
Du bør derfor følge opp at alle faktisk tar ut de dagene de har krav på. Mange trenger faktisk en påminnelse! Samtidig kan du påvirke når på året de tar fri slik at det ikke skjer i de mest aktive ukene deres.
Slik avverger du kaos med god planlegging
Ferieloven gir arbeidstaker rett på 25 virkedager ferie hvert år. Perioden fra 1. juni til 30. september kalles gjerne hovedferieperioden. I denne perioden kan de ansatte kreve å få ta 3 uker sammenhengende ferie. Da står det igjen 7 virkedager av den totale feriesaldoen som arbeidstakere har krav på innenfor ferieåret. Disse dagene er definert som restferie.
Det finnes ingen konkret periode du som leder kan kreve at restferien tas ut, men du har styringsrett og kan bestemme når på året den skal avvikles. De ansatte kan imidlertid kreve at restferien avvikles samlet. Dette betyr at hvis du ber om at restferie tas ut med en dag i uken frem til jul, kan de ansatte protestere og kreve å få ta ut restferiedagene samlet.
Et tenkt eksempel fra Restauranten AS:
Ukene fra midten av oktober og frem til jul er den mest hektiske perioden i året for Restauranten AS. Det er avslutninger, selskaper og julebord, og det siste daglig leder Rune trenger er at halve staben ber om å få ta ut restferien sin i denne perioden.
Rune har derfor en rutine på å sende ut en anmodning til staben sin der han minner alle på å ta ut restferiedagene sine utenfor høysesong. De fleste setter pris på påminnelsen, og legger opp til ovale helger i rolige perioder.
Hvordan vet Rune hvem som har feriedager til gode?
Rune har full oversikt over feriedagene til de ansatte i feriekalenderen i Adminkit. Han kan se hvor mange feriedager som er tatt ut, hvor mange som er planlagt og hvor mange dager som gjenstår, altså restferie.
Når han logger seg inn i Ferie og fravær er det raskt for ham å skumme nedover ansattlisten og se hvem som har restferie til gode. Han ser også hvor mange dager det er snakk om for hver enkelt:
Når han klikker seg inn på hver enkelt ansatt får han full oversikt over hvor mange feriedager som er tatt ut og planlagt:
Hvordan sender Rune en påminnelse til alle ansatte?
Med Ferie og fravær i Adminkit er det enkelt for Rune å sende en melding til alle ansatte eller til enkeltpersoner. Da kan han minne dem på å legge inn sine ønsker for de resterende feriedagene:
Han kan også sende en felles sms til de ansatte gjennom Adminkit:
Hva om restferien ikke kan tas ut?
Det er ikke anledning til å utbetale godtgjørelse for restferie. Restferiedagene kan derimot overføres til neste år.
Noen ansatte slutter i bedriften før all ferie er tatt ut. Da må du utbetale resterende feriedager som en del av sluttoppgjøret.