I 2018 ble det nye personvernregelverket til EU innført, kalt GDPR. Dette innebar store endringer for mange bedrifter, som plutselig fikk nye regler å forholde seg til. Mange slet – og sliter fortsatt – med å forstå og sette seg inn i de mange lovbestemmelsene for personvern.
Vi tok en prat med Mopedbil Norge, som selv har erfart at møtet med GDPR-lovverket opplevdes uoversiktlig. Selskapet, som er importør og forhandler av mopedbiler, har hatt betydelig vekst de siste årene.
Både små og store bedrifter som har kunder eller ansatte, er lovpålagt å følge GDPR-reglene. Mopedbil Norge har hele veien forsøkt å overholde disse, men synes det var utfordrende å navigere i GDPR-jungelen. Ifølge Elisabeth Dahlby Johansen, administrasjonsansvarlig i selskapet, ønsket de å oppnå enda bedre kontroll og oversikt.
Selv hadde hun noe kunnskap om GDPR, men trengte et verktøy som gjorde det enklere å anskaffe nødvendig dokumentasjon. I likhet med mange andre bedrifter, oppfattet de GDPR som et omfattende og litt skummelt monster. Det hele kan oppleves både tidkrevende og uoverkommelig!
Behandler personinformasjon til daglig
Mopedbil Norge behandler en del sensitiv personinformasjon i sitt daglige arbeid. Dette inkluderer blant annet personnumre, som benyttes når bilene registreres. I tillegg behandler de opplysninger som e-post, telefonnumre og adresser.
For bedrifter som mangler egne GDPR-verktøy, kan personvernarbeid oppleves som både vanskelig og overveldende. Det er mange regler å sette seg inn i, og det er fort gjort å trå feil. Og dette er et område hvor selv små feil kan koste dyrt. Om Datatilsynet skulle komme og sjekke hva selskapet gjør, må de ha nødvendig dokumentasjon å vise til. Dersom et selskap ikke overholder GDPR-reglementet, kan dette føre til dyre bøter. Samtidig kan det påvirke bedriftens omdømme.
Mopedbil Norge har hele veien vært opptatt av at personopplysninger skal behandles i henhold til lovverket. Det var først og fremst dokumentasjonsprosessen som gav Elisabeth hodebry.
Skulle Adminkit GDPR være løsningen som temmet personvern-monsteret?
Johansen kom over Adminkit etter et Google-søk. Etter å ha gjort litt research, var det tydelig at Adminkits GDPR løsning kunne forenkle personvernrutinene deres betraktelig. Det virket som om det ville være enkelt å jobbe med, siden det blant annet fulgte med en smart veiviser som guider deg trinnvis gjennom GDPR-arbeidet.
Målet til Mopedbil Norge var å enkelt kunne dokumentere at selskapet hadde kontroll på behandling av personopplysninger.
– Etter den første Adminkit-demoen, tenkte vi at vi bør ha Adminkit GDPR. GDPR var en del av to-do-listen. Samtidig som Adminkit lanserte sitt GDPR-verktøy, ønsket Mopedbil Norge å bli med, forklarer Johansen.
Mange bedrifter opplever skepsis til nye verktøy
Det å oppdage et nytt verktøy som løser utfordringene dine på en effektiv måte, virker kanskje som en «no-brainer». Samtidig er det ikke uvanlig at man har en iboende skepsis mot nye løsninger og datasystemer. Vil det bli dyrt og vanskelig å implementere? Og ikke minst – vil det ta tid å lære opp de ansatte?
For noen kan denne skepsisen føre til at man bare fortsetter i det gamle, vante sporet. Ja, fordi det føles trygt – selv om det ikke fungerer særlig bra.
Adminkit GDPR er lekende lett å komme i gang med!
Heldigvis trenger det verken å være dyrt eller vanskelig å få kontrollen og oversikten man trenger. Adminkit GDPR skal både være enkel å komme i gang med, og enkel å bruke. Løsningen byr på «automagisk» generering av nødvendig GDPR-dokumentasjon. Hvis du har behov for det, får du raskt hjelp med onboarding eller bistand fra en personvernrådgiver.
Johansen i Mopedbil Norge forteller at Adminkits GDPR-løsning ga nødvendig og god oversikt. Hun synes personvernrådgiver i Adminkit, Tom Bülow-Kristiansen, var til stor hjelp. Han deltok i prosessen, og gjorde det lett for Mopedbil Norge å gjøre GDPR-jobben på en god måte. Johansen føler at selskapet har enda bedre kontroll nå enn tidligere:
– GDPR ble ikke så overveldende med Adminkit. GDPR-monsteret ble ikke så veldig omfattende lenger, påpeker hun.
Les mer: Slik får du endelig kontroll på GDPR!
Ble en rask og god løsning på bedriftens GDPR-utfordringer
Ifølge Johansen er det veldig betryggende å vite at Mopedbil Norge har alt på stell når det kommer til personvern og GDPR-regelverket:
–Adminkit GDPR ga oss en rask løsning på våre problemer, påpeker hun.
For Mopedbil Norge skulle alle funksjonene i modulen vise seg å være nyttige GDPR-verktøy. De har fått en risikovurdering, og drar nytte av både personvernerklæring, databehandleravtaler og GDPR-protokollen.
Les mer: Stødig rådgivning ble løsningen på GDPR-uvissheten
En verktøykasse alle bedriftsledere bør ha?
Dersom Elisabeth Dahlby Johansen hadde møtt på ledere som lurte på hvorvidt de skulle prøve Adminkit GDPR har hun en tydelig beskjed:
– Hvis du som leder ikke har gode nok systemer fra før av, hadde jeg sagt: «Kjør på!» Adminkit GDPR er superoversiktlig, og du trenger ikke mye opplæring. Det er veldig rett frem.
Dersom bedriften din leter etter et verktøy som gjør det enklere å jobbe med GDPR, er det mange faktorer som bør vektlegges. Løsningen bør være brukerorientert og intuitiv, siden det å etterleve GDPR-regler skal være enkelt! Samtidig bør kundestøtte veie tungt. Det å ha tilgang på hjelp og noen som lytter ved behov, er noe Mopedbil Norge verdsetter:
– Adminkit har engasjerte og kompetente folk, og vi har følelsen av at vi er viktige for dem. De er veldig åpne for tilbakemeldinger, forklarer Johansen.
Prøv Adminkit GDPR, du også!
Med automagisk generering av personvernerklæring, nødvendige databehandleravtaler og risikovurderinger, blir mye av GDPR-arbeidet gjort av seg selv når du jobber med behandlingsprotokollen deres. Samtidig er det viktig å sørge for at løsningen du bruker er oppdatert. Det er nemlig de siste personvernreglene og -forskriftene som til enhver tid gjelder. Alt dette (og mye mer) får du i Adminkits GDPR.
Synes du at GDPR er tidkrevende, vanskelig eller kanskje til og med litt skummelt? Da bør du oppleve hvor enkelt og billig det hele kan gjøres.
