Firi, Nordens største kryptobørs, lar brukerne kjøpe og selge kryptovaluta trygt og enkelt. I dag er det over 230 000 nordmenn som bruker kryptobørsen. Med mange kontrakter og avtaler å holde styr på, hadde Firi behov for et smart system for avtalehåndtering. Men det å få oversikten de trengte, skulle vise seg å være utfordrende.
Vi tok en prat med Trang Hoang, Chief Financial Officer (CFO) i Firi, for å lære mer om deres utfordringer med håndtering av avtaler. Og ikke minst – hvordan de gikk frem for å få oversikt.
Avtalene var lagret ulike steder
Firi benyttet seg tidligere av et stort og velkjent avtalesystem. Selv om de var fornøyde med kundeservicen, opplevde de løsningen som både tidkrevende og i overkant avansert for deres behov.
– På grunn av administrasjonsressurser klarte vi ikke å komme skikkelig i gang med dette systemet. Vi har hatt en stor endringstakt og ikke klart å få systemet opp godt nok fra vår side, forklarer Hoang.
De manglet også en felles og oversiktlig måte å oppbevare dokumentene på. – Noen kontrakter lå i avtalesystemet, men de fleste kontraktene lå lagret hos den enkelte som hadde inngått avtalen, for eksempel på e-post eller på Google Disk.
Rakk ikke å si opp avtaler
Firi brukte mye tid på leting etter avtaler, kontrakter og lisenser. Med dårlig oversikt, er det fort gjort å gå glipp av viktige frister for oppsigelse av lisenser og kontrakter som automatisk fornyes for en ny periode.
– Uten å ha god oversikt, var det avtaler som bare løp, som vi ikke rakk å si opp i tide, forteller Firis CFO.
Ifølge Trang henger dette sammen med at de i løpet av de siste par årene har måttet omstille seg og optimalisere driften.
Avtaler som bare fortsatte å løpe, kunne også være kostbart i enkelte tilfeller. Det er viktig å ha gode verktøy for å kunne oppdage slike avtaler. Her løser Adminkit problemet for Firi raskt og effektivt.
Les også: Et presserende behov for kontroll på løpende kontrakter
Ønsket å samle alle avtaler ett sted
Firi brukte Adminkit i en tidlig fase, men byttet underveis til en annen leverandør. Når de fikk behov for et smart system for avtalehåndtering, ble det et enkelt valg å bytte tilbake. Adminkits Contract Control var løsningen på flere av utfordringene Trang slet med. Her kunne hun blant annet samle alle avtaler på ett sted, og motta varslinger i forkant av automatiske fornyelser. Det gjorde avtalehåndteringen enklere enn noensinne!
Er det ressurskrevende å bytte til et nytt system?
Det er fort gjort å ta til takke med løsninger du allerede har på plass, selv om det ikke fungerer optimalt. Når du først har blitt vant til et system, kan det virke unødvendig ressurskrevende eller dyrt å skulle bytte over til noe annet. Bare det å skulle overføre alle data fra det gamle avtalesystemet til et annet, kan oppleves som en høy terskel.
Endringsvegring er slettes ikke uvanlig! Men i mange tilfeller er overgangen mer smertefri enn hva du skulle tro.
Se hvor enkelt det er å komme i gang med avtalehåndtering i Adminkit
Kom i gang på kun 5 minutter
Det skal være enkelt å håndtere avtaler. Det bør ikke være vanskelig å holde oversikt over avtalefrister, eller å gå over til et nytt system. Bedrifter flest har bruk for løsninger som er laget for å forenkle hverdagen.
Adminkit har derfor utviklet en rekke brukervennlige løsninger, der fellesnevneren er at det skal være fort gjort å ta dem i bruk, og verktøyene skal være enkle å bruke for alle i virksomheten. Uansett om det er snakk om å få oversikt over ansattes fravær, håndtering av GDPR eller å få oversikt over løpende avtaler, skal det ikke ta mer enn fem minutter å komme i gang.
Med en smart importfunksjon er det fort gjort å overføre avtaler fra eksisterende avtalesystemer til Adminkit. Firi slapp derfor å lete frem og overføre dokumentene én etter én, noe som ville vært veldig tidkrevende.
Firi fikk raskt oversikten de trengte
Firi ønsket å få god oversikt over kontrakter og lisenser uten at det ble for kostbart, og bestemte seg for å gå tilbake til Adminkit. I dag har Trang har fått totaloversikten hun behøver. De har et komplett kontraktsarkiv, med dedikerte eiere på alle avtalene, som får varslinger i god tid før viktige datoer og frister.
Alle i Firi har mulighet til å laste opp avtaler de er ansvarlige for, på vegne av selskapet. Hvis det er en som skal slutte, får Trang et varsel om hvilke avtaler vedkommende har ansvaret for, og kan enkelt overføre disse til andre. Aldri mer eierløse avtaler, som kan bli glemt i en hektisk hverdag!
– Nå sparer vi mye tid på å slippe å lete etter avtaler, og vi unngår unødvendige kostnader på avtaler vi ikke behøver, påpeker hun.
Er du nysgjerrig på om Adminkit kan hjelpe deg og din virksomhet? Book en uforpliktende demo
