Dette er 6 fordeler ved å organisere alle avtaler, lisenser og kontrakter på ett sted, for en effektiv og sikker drift.
Spar tid på å slippe å lete
En viktig fordel med å ha avtalene, lisensene og kontraktene lagret på ett sted, er bedre organisering og kontroll. Når kontraktene er spredt rundt på forskjellige steder, som i ulike mailbokser, fysiske permer eller mapper på Sharepoint, kan det være vanskelig å finne den riktige avtalen når du trenger den. Ved å sentralisere avtalene, kan du enkelt finne det du leter etter, basert på ulike kategorier som kunde, kontraktseier, avtaletype eller fornyelsesdato. Dette sparer deg for tid og gjør det enklere å holde oversikt over alle avtalene dine.
Automatisk varsling før fornyelse
Svært mange avtaler og lisenser har klausuler om automatisk fornyelse dersom man ikke sier opp innen en gitt frist i forkant. Ved å glemme en slik tidsfrist eller ikke være i forkant for en eventuell reforhandling, kan bety store unødvendige kostnader. Et moderne system for avtalehåndtering gir en varsling i forkant på mail eller SMS.Dette bidrar til bedre samarbeid og sikrer at alle har den nødvendige informasjonen for å ta riktige beslutninger.
Har du behov for en løsning for avtalehåndtering? Les mer om Contract Control fra Adminkit.
Enklere tilgang og bedre samarbeid
Et felles avtalearkiv gir bedre tilgang til kontraktene. Du kan enkelt gi tilgang til relevante personer i bedriften, for eksempel når økonomiansvarlig eller din regnskapsfører skal godkjenne en faktura, men trenger å se avtaledetaljer før man godkjenner en betaling. Dette bidrar til mer effektiv bruk av tid og kostnadsbesparelser. Samt at man reduserer risikoen for å bli svindlet hvis en faktura er falsk.
Sikkerhetsfordeler med et avtalehåndteringssystem
Å ha alle avtaler lagret på ett sted gir også sikkerhetsfordeler. Når kontraktene er spredt rundt på flere forskjellige enheter eller i papirform, er det større risiko for at de kan gå tapt, bli skadet eller bli tilgjengelige for uautoriserte personer. Ved å lagre kontraktene digitalt på en sikker plattform, kan du beskytte dem mot uønskede hendelser som brann, vannskader eller tyveri. I tillegg kan du begrense tilgangen og sørge for at kun autoriserte personer kan se og redigere dem. Dette gir bedre konfidensialitet og sikkerhet.
Kostnadsbesparelser
En annen fordel med å ha alle kontrakter på ett sted er kostnadsbesparelser. Når du har kontraktene dine sentralisert, kan du spare penger ved å redusere papirforbruket og behovet for fysiske lagringsplasser. I tillegg kan du enkelt holde oversikt over viktige datoer som fornyelse eller oppsigelse av kontrakter, slik at du unngår forsinkelser eller feil som kan føre til ekstra kostnader for bedriften.
Les også: "Vi måtte ut med 9 000 kroner for en tjeneste vi ikke lenger bruker."
Effektivitetsgevinster gjennom delegering
Når man gjør det enkelt for alle ansatte å laste opp nye avtaler, lisenser eller kontrakter - sikrer man seg enklere en totaloversikt over alle bedriftens forpliktelser. I tillegg blir budsjettering mye enklere og man kan spare mange timer ved at man slipper å lete gjennom leverandørlister og fakturaer i regnskapssystemet. Med moderne kontraktsstyringssystemer kan du automatisere oppgaver som kontraktsopprettelse, signering og fornyelse. Dette sparer tid og reduserer risikoen for menneskelige feil. I tillegg kan du sette opp varsler og påminnelser for den ansvarelige ansatte for viktige hendelser i kontraktenes levetid. Dermed er det flere i bedriften som kan følge opp slik at man ikke går glipp av viktige frister eller muligheter. Delegering bidrar til å øke produktiviteten og effektiviteten i bedriften din.
Les også: Unngå kjedelige ekstrakostnader med smarte varslinger