Hjelp og svar på spørsmål

Er det noe du ikke finner svar på, send oss en mail på kontakt@adminkit.no eller ring oss på 904 28 100.

Hva gjør man når en ansatt slutter?
  1. Klikk deg inn på ansattprofilen til den som har sluttet 
  2. Bruk knappen «VALG» til høyre for navnet 
  3. Velg «Avslutte» 

Går du nå tilbake til ansattoversikten vil man nå se at profilen som er avsluttet ligger i fanen «Tidligere ansatte». Det betyr at du ikke mister historikk/dokumentasjon men den som har sluttet vil ikke lenger være å se i aktive oversikter og lister.   

Hvilke opplysninger ser de ansatte om hverandre?

En ansatt ser kun andre ansattes navn i ansattoversikten, og fraværstypene «ferie», hjemmekontor» og «fravær» i felleskalenderen.

I tillegg ser de oversikten over «hvem er borte» og «kommende bursdager» på forsiden når man logger inn.

En ansatt ser aldri antall feriedager, årsak til fravær eller annen info på kollegaer.  

Kan man ha flere administratorer (admin)?

Ja man kan ha så mange Adminroller man vil, men husk at alle med en Adminrolle får tilgang til alle moduler og all informasjon som ligger i Adminkit.

Gå til en ansattprofil og trykk «Valg», deretter «Sett til administrator».

Hvordan kontakter jeg Adminkit?

Du kan kontakte oss på flere måter, og vi digger å høre fra deg!

Chat: Fra nettsiden eller når du er logget inn i Adminkit, ser du en grønn «meldingsboks» nede i høyre hjørne. Dette er chat’en vår – skriv noe der, så får du svar!

Tilbakemelding: Har du et spesielt felt eller en modul du vil gi oss ros eller ris for, bruk gjerne den blå «Tilbakemeldings-taggen» midt på høyre side av siden. På denne måten kan du også markere hvilket område du vil gi tilbakemelding på.

Epost og telefon: kontakt@adminkit.no eller 904 28 100

Hvordan gir jeg tilbakemelding med det “blå” tilbakemeldingsverktøyet på høyresiden

Har du et spesielt felt eller en modul du vil gi oss ros eller ris for, bruk gjerne den blå «Tilbakemeldings-taggen» midt på høyre side av siden. På denne måten kan du også markere hvilket område du vil gi tilbakemelding på.

Hvilke filtyper kan jeg lagre i Adminkit?

Filtyper som støttes for opplastning er følgende:

.doc, .docx, .txt, .rtf, .xls, .csv, .xlsx, .ppt, .pptx, .jpg, .png, .pdf, .htm, .html.

Hva har leder tilgang til av informasjon?

Med rollen Administrator (Admin) har man full tilgang til alle moduler og all informasjon i Adminkit.

Hvorfor er det viktig å registrere nærmeste pårørende?

Arbeidsgiver bør være i stand til å varsle nærmeste pårørende dersom en ansatt blir utsatt for en akutt hendelse. I Adminkit er det de ansatte selv som oppdaterer denne informasjonen og arbeidsgiver kan være trygg på at informasjonen alltid er oppdatert.

Tips!
Fra mobilen vil ansattoversikten bli en smart telefonbok for alle ansatte.

Hvordan setter jeg opp en medarbeider som ny Administrator (Admin)?

1. Klikk deg inn på ansattprofilen til den som skal settes som Admin
2. Bruk knappen «VALG» til høyre for navnet
3. Velg «Sette som Administrator».

Ansatte med rollen «Admin» får et blått ikon (skjold) på ansattbildet sitt i ansattoversikten.

Hvordan kan jeg sortere de ansatte i listen?

1. Når du er logget inn, velg «Alle ansatte» eller «Ferie og fravær».
2. Hver kolonne i listen over ansatte har et kolonnenavn, som du kan klikke på for å sortere etter.
3. Klikker du slik at pilen peker opp sorteres den fra A-Å, peker pilen ned sorteres listen fra Å-A.

Er det mulig å sende dokumenter ut til eksterne for digital signatur?

Ja absolutt! Det eneste man behøver for å sende et dokument til signering (internt eller eksternt) er en epostadresse.

Er det mulig å gi en ansatt tilgang til det modulen «Digital Signatur» uten å gi tilgang til andre funksjonaliteter?

Nei, foreløpig må man være Admin for å få tilgang til Digital Signering. Som Admin får man tilgang til alle moduler og all informasjon i Adminkit.

(Vi kommer til å tilby adgangskontroll / tilgang til enkeltmoduler etterhvert, men det må vi utvikle først!)

Går det an å legge taushetsbelagt informasjon under hver enkelt ansatt?

Dokumenter som lastes opp i en ansattprofil vil kun være tilgjengelig for den enkelte ansatt, men naturligvis også den eller de med Adminrolle i bedriften.
Både ansatt og Admin kan laste opp og slette dokumenter i ansattprofilen, men en ansatt kan ikke slette dokumenter som en Admin har lastet opp.

Hva er forskjellen på digital signatur med og uten BankID?

Digitale signaturer (signatur med BankID) bruker sertifikatbaserte digitale ID-er til å godkjenne identiteten til signataren og fremviser signeringsbevis ved å knytte hver signatur til dokumentet ved hjelp av kryptering.

Til forskjell fra elektronisk signering (signering uten BankID), som ofte er en digitalisert utgave av en underskrift, er en digital signatur (med BankID) et sertifikat som bekrefter autentisitet.

Kilde: Wikipedia

Kan jeg endre mailteksten som går ut ved digital signering?

Når du sender et dokument til digital signering får du muligheten til å legge inn en melding som vises i mailen som går ut til alle som skal signere dokumentet.

Hvordan vet jeg om den eller de som skal signere har fått dokumentet og hvorvidt de har signert?

Du vil få en status på Pågående dokumenter ved å:

  1. Gå inn på modulen «Digital Signering»
  2. I listen over «Pågående», klikk på + tegnet til venstre for dokumentnavnet
  3. En status pr signant vises

Hvor mange feriedager er vanlig?

En arbeidstaker har etter ferieloven rett på 25 feriedager.

Ferieloven beregner 6 virkedager per uke (inkl. lørdager) som gir 4 uker + 1 dag ferie per år.
Beregnes feriedager ut fra 5 dager per uke vil en ansatt ha krav på 21 feriedager.

Mange bedrifter opererer med 5 uker ferie, enten grunnet tariffavtale eller egenvalgt ordning. Med 5 ukers ferie får en ansatt 30 feriedager med 6 virkedager per uke, og 25 dager ved 5 virkedager per uke.

Hvordan endrer jeg antall feriedager for bedriften?

1. Når du er logget inn, klikk på navnet ditt i menyen øverst til høyre
2. Velg «Innstillinger»
3. Scroll ned til «Ferie og fravær» og sett ønsket antall dager med +/- tegnet.

Jeg har slått av godkjenning av ferie og fravær, men vil ha den på igjen. Hvordan gjør jeg det?

1. Når du er logget inn, klikk på navnet ditt i menyen øverst til høyre
2. Velg «Innstillinger»
3. Scroll ned til «Ferie og fravær» og sørg for at valget for «Autogodkjenn fraværsforespørsler» er slått av. Bryteren skal være grå.

Du kan når som helst slå bryteren for «Autogodkjenn fraværsforespørsler» på igjen.

Går det an å fylle ut egenmelding på adminkit?

Blir man syk, bør man selv legge inn fravær i Adminkit slik at fraværet blir registrert. Det er ingen lovmessige formkrav til en egenmelding, men det er nyttig for både arbeidstaker og arbeidsgiver at man har dagen(e) registrert med riktig fraværstype, dato og eventuell kommentar i fritekstfeltet.

Kan en ansatt se hvorfor en kollega er borte fra jobb?

Det er ønskelig at alle ansatte kan se bedriftens felles ferie-og fraværskalender, men uten å dele informasjon om fraværstyper eller årsaker til disse.

Utenom «ferie» og «hjemmekontor» som er synlig for alle, vil alle andre fraværskategorier kun vises i felleskalenderen med betegnelsen «fravær».

 

Hva koster det å bruke Adminkit?

Er det trygt å bruke Adminkit med tanke på GDPR?

Absolutt! GDPR er en av grunnene til at du bør bruke Adminkit.
Her får du struktur på personaladministrative oppgaver og i tillegg blir viktige dokumenter opprettet, signert og lagret trygt med god tilgangsstyring.

En ansatt har glemt brukernavn og/eller passord. Kan jeg som admin resette passord for han?

En ansatt fikser dette enklest selv!

1.Ved innlogging kan den ansatte klikke på lenken for glemt passord
2.Ved å legge inn sin epostadresse vil den ansatte få tilsendt en lenke til å endre passord på en trygg måte

Kan man lage en struktur med flere selskaper med ulike administratorer?

Når man har registrert en bedrift kan man legge til flere bedrifter ved å klikke på bedriftsnavnet øverst til venstre, og «legg til bedrift».

Bedrifter som opprettes her vil fungere som helt separate enheter, og ansattprofiler og dokumenter vil ikke kunne veksle mellom bedriftene.

Har du flere selskaper eller et selskap med atskilte underenheter kan dette fungere fint, eller dersom du vil ha styret koblet til bedriften som en egen enhet. Mulighetene er mange!

Hvordan endrer jeg hvordan og når jeg mottar varslinger?

1. Når du er logget inn, velg modulen «Varslingsregler»
2. Skru av/på ønskede varslinger
3. Ved å bruke tannhjulet kan du gjøre ytterligere innstillinger på varslingsform, frekvens m.m

Hva er parallell signering?

Har du opplevd å vente på et dokument som flere skal signere? Når mange skal signere et dokument, kan du oppleve en forsinkelse hvis en av signatarene ikke signerer og dokumentet ikke blir sendt videre til neste person i rekken.

Adminkit tilbyr muligheten for parallell-signering etter innspill fra våre brukere. Det betyr at alle kan signere samtidig, før du mottar dokumentet og signerer selv.

Når brukes omsorgsdager?

Omsorgsdager kalles ofte «sykt barn»-dager.

Omsorgsdager brukes når:
– det er nødvendig å være hjemme med sykt og/eller pleietrengede barn
– barnet må følges til lege/sykehus eller annen oppfølging som er relatert til sykdom
– barnepasser er syk eller forhindret fra å passe på barnet

Har man omsorg for barn 0-12 år har man rett på omsorgsdager. Antall omsorgsdager avhenger av antall barn og samlivssituasjon, men ofte gjelder inntil 10 dager pr år dersom man har inntil 2 barn. For mer informasjon, se info fra Lovdata HER.

Hvem har rett på permisjon?

Det finnes mange ulike typer permisjoner som er arbeidsgiver må forholde seg til.

En nyttig oversikt over ulike typer lovfestede permisjoner finner du på Altinn.
Her finner du informasjon om:
– De ulike type permisjoner (lovfestet)
– Varighet og krav
– Når er det lønnet eller ulønnet – og evt. hvem betaler?

 

Kan jeg kopiere en arbeidskontrakt?

Det er enkelt å lage en kopi av både en ferdig signert arbeidskontrakt og et utkast. På hvert dokument har du 3 valg; forhåndsvisning, lag en kopi og slette.

 

Tips: Det er enkelt å lage en mal for en stillingstype man ofte ansetter til. Lag en arbeidskontrakt ferdig for f.eks en konsulentstilling, så legg inn «MAL konsulent» i fornavn og lagre som utkast. Kopierer du fra denne malen hver gang vil det meste arbeidskontrakten være ferdig utfylt hver gang du skal ansette en konsulent!

Kan jeg lime inn egen tekst i arbeidskontrakten?

I veiviserens steg 3 «Kontrakt», har du mulighet til å endre tekst / legge til egen tekst.

Velg avsnitt du ønsker å endre, og klikk på blyantikonet i høyre hjørne av boksen på dette avsnittet. Avsnittet går så i redigeringsmodus.

Du kan nå redigere avsnittet etter eget ønske. Har du en tekst fra et annet dokument som du vil lime inn anbefaler vi å lime inn uten formattering.

Hurtigtast PC: Ctrl + Shift + v
Hurtigtast Mac: Shift + Alt + CMD + V

Trykk OK for å lagre endret tekst i valgt avsnitt.

Hvilke kategorier skal jeg bruke i ferie- og fraværsmodulen?

Ferie: Her registreres feriedager man har krav på eller fått ekstra, eventuelt dager overført fra forestående år.

Hjemmekontor: Har bedriften din en ordning der du kan bruke hjemmekontor ved behov, er dette en fin kategori å bruke. Legg inn «hjemmekontor» slik at lederen din og kollegaer ser at du ikke er på kontoret, men at du er tilgjengelig og på jobb.

Sykefravær – egenmeldt: En egenmelding innebærer at du som ansatt melder fra om at du ikke kan jobbe grunnet sykdom eller skade, uten å måtte innhente legeerklæring. En egenmelding gjelder alltid som hele dager. Har man jobbet for arbeidsgiver i mer enn 2 måneder har man egenmeldingsrett. Som et minimum har man krav på å kunne bruke en 3 dagers sammenhengende egenmelding opp til 4 ganger over en 12 måneders periode.

Sykefravær – legemeldt: Sykemelding får du hos en lege eller annen behandler som har rett til å skrive sykmelding. En sykmelding gjelder alltid fra den dagen du tok kontakt grunnet sykdom, og kan ikke tilbakedateres. Du kan kun få sykemelding for egen sykdom.

Omsorgsdager: Dette omtales ofte som «sykt barn-dager». Alle som har omsorg for barn under 12 år har rett på omsorgsdager når man må være borte fra jobb når barnet f.eks er sykt eller må tas vare på. Avhengig av antall barn har man et visst antall omsorgsdager pr kalenderår. (Inntil 2 barn under 12 år er 10 dager) Det er opp til arbeidsgiver å avgjøre om en arbeidstaker kan ta ut time for time, halve dager eller kun hele dager.

Avspasering: Denne kategorien benyttes dersom du som arbeidstaker har en avtale om at overtid/plusstid skal kunne tas ut som fritid i stedet for lønn. Det er vanlig at man avspaserer time for time, og at man tar ut avspasering på et tidspunkt avtalt med arbeidsgiver.

Permisjon: Det finnes mange ulike typer permisjoner, hvorav noen er lovfestet.
Vanlige permisjoner er fødselspermisjon, foreldrepermisjon, omsorg for og pleie av nærstående, utdanningspermisjon, offentlige verv og religiøse høytider. (Barns og barnepassers sykdom er en type permisjon, men har i Adminkit sin egen kategori med «Omsorgsdager»).

Permisjon som ikke er lovfestet kan likevel avtales direkte med arbeidsgiver, eller gjennom tariffavtaler. Dette kan være tilvenning i barnehage, flyttedag, begravelse m.m. Disse behovene for kortvarig fravær fra arbeid går alle innunder en type velferdspermisjon.

Annet: Denne kategorien kan benyttes til egne avtaler med arbeidsgiver. Her er det fornuftig å bruke kommentarfeltet til å referere til inngått avtale.

 

Les mer om innholdet i verktøykassen eller…

Kom i gang på 5 minutter