Den kjipe leteaksjonen: Hvor er arbeidskontrakten?

Er arbeidskontraktene signert av begge parter? Sikkert og korrekt lagretLett tilgjengelig for arbeidsgiver og ansatte? Er de oppdatert eller utdatert? 

Leteaksjon: Hvor er arbeidskontrakten? 

I mine år som daglig leder, må jeg innrømme at jeg ikke alltid har hatt 100% kontroll på at alle arbeidskontrakter er lagret der de burde være. Det skyldes bl.a. ulike ledere i bedriften, ulike ansettelsesprosesser, ansatte som har vært i selskapet i 10-15 år og gjennom årene vært forskjellige rutiner. Det har resultert i en og annen leteaksjon hvor man i beste fall finner igjen den delvis signerte versjonen i en perm, feil mappe på SharePoint eller i en mailboks. Eller noe som virkelig er flaut – spørre om den ansatte har en kopi av arbeidskontrakten. Slik skal det jo IKKE være. 

En annen gjenganger er utdaterte arbeidskontrakter. Det kan i verste fall bli en kostbar affære hvis arbeidsgiver og arbeidstager i ettertid ikke er enige om hva som ble avtalt. Hva med tilleggsytelsene eller ansvarsendringen? Hvor er dette dokumentert og lagret? 

En motivasjon for å starte Adminkit var å gjøre tilgang og oppdatering av viktige dokumenter enklere for både arbeidsgiver og den ansatte. Når begge parter har felles tilgang, bidrar dette til at avtaler og endringer oppdateres fortløpende. Med brukervennlige digitale verktøy, er dette nå fullt mulig uten å måtte gå til anskaffelse av et kostbart og komplisert HR-system.  

«Vi har lagret dette i mapper» – hører jeg ofte 

Det er jo fint og selvfølgelig bedre enn ingenting. Men er alle dokumenter og personaldata lagret i mappene? Har den enkelte ansatte tilgang til sin egen mappe? Ligger all personalinformasjon i denne mappen, eller er noe lagret litt “her og der”?  

Løsning på dette problemet – et felles område: 

  1. Enkel signering av arbeidsavtalen eller endringer til arbeidsavtalen. 
  1. Sikker lagring av dokumenter/filer på den ansattes personlige område
  1. Enkel tilgang for både arbeidsgiver og den ansatte.   

Alle bør ha et enkelt digitalt system – men må det koste skjorta? 

Det finnes mange kostbare løsninger som hevdes å være enkle å bruke og raske å implementere (eget blogginnlegg om dette senere). Jeg har fortsatt til gode å finne gode løsninger hvor kostnader og ressurser kan forsvares av små og mellomstore bedrifter.  
 
I Adminkit mener vi det er helt grunnleggende å ha 100% kontroll på personalrelatert dokumentasjon. Derfor tilbyr vi nå personalarkiv for lagring av arbeidskontrakter, medarbeidersamtaler, lønnsjusteringer, endring av stilling, advarsler, etc. Dette er en av flere funksjoner som er gratis.    

Ført i pennen av tidligere administrativt frustrert daglig leder 

Pål Reinert Bredvei