SharePoint eller mailboksen er ikke stedet hvor personalhåndbok, varslingsrutiner, forsikringsdokumenter eller annen felles informasjon og maler bør lagres og gjemmes (og glemmes). I hvert fall ikke dersom om målet er at de ansatte selv skal ha enkel tilgang.
Så enkelt – så tilgjengelig – så genialt
I Adminkit har vi nok en gang løst et isolert problem, med en enkel løsning. Et filområde uten mapper, hvor alle ansatte har enkel tilgang til virksomhetens felles dokumenter. Noen vil kalle det et enkelt intranett.
Dårlige erfaringer
I mange bedrifter sendes felles informasjon og filer ut via mail. Noen ansatte lagrer en lokal kopi, andre bruker mailboksen som arkiv. Så kommer en ny versjon av f.eks. forsikrings- eller pensjonsavtalen, oppdatert personalhåndbok, etc – som igjen sendes ut gang på gang via mail.
I en verden med mailkaos og spesielt i tilfeller der bruk av siste oppdaterte versjonen av en prosedyre eller kvalitetsrutine er viktig, er ikke mail en god løsning. Andre bedrifter har tatt i bruk SharePoint, Google Drive eller Dropbox. Men med et voksende mappekaos og utfordringer med tilgangskontroll, har vi til gode å høre at mange er veldig fornøyd med en slik løsning.
1. Et felles filområde – mindre kaos
Få bedre struktur og kontroll på virksomhetens felles dokumenter, slik at de ansatte enkelt finner siste oppdaterte versjon.
2. Spar tid og få fornøyde ansatte
Reduser unødvendig tid på å lete frem og så sende ut informasjon på mail. Nå kan ansatte selv få tilgang felles bedriftsinformasjon via sin PC, mobil eller nettbrett.
3. Unngå avvik og feil
La de ansatte vite at siste gjeldende versjon av ulike dokumenter finnes alltid der.
Andre fordeler:
